سیستم های اداری

نرم افزار دبیرخانه

دبیرخانه را می توان به عنوان سیستم مکانیزه گردش مکاتبات و امور اداری سازمانها تعریف نمود. بهره‌گیری از نرم افزار دبیرخانه اخوان علاوه بر آنکه با اطلاع رسانی دائمی به ارباب رجوع این امکان را به ایشان می‌دهد که بدون صرف وقت و هزینه، کارهای خود را پیگیری کنند، به کارکنان نیز این امکان را می دهد که به جای صرف وقت برای پاسخگویی حضوری به مراجعان، کارشان را سریعتر و دقیق‌تر انجام دهند. نرم افزار دبیرخانه اخوان به منظور کاهش هزینه های مربوط به بایگانی اسناد و نامه ها ،مشکلات ناشی از اختصاص فضای کافی برای نگهداری این اسناد و همچنین جهت رفع مشکلات ناشی از جستجواز میان انبوهی از نامه ها تهیه گردیده است.

امکانات و ویژگی های نرم افزار دبیرخانه :

  • اطلاعات پایه شامل

    • امکان تعریف دبیرخانه های متعدد با تعداد دلخواه دوره دبیرخانه و تعریف دفاتر اندیکاتور متعدد برای هر دبیرخانه

    • امکان معرفی امنیت نامه ها (عادی، محرمانه، بسیار محرمانه و... )

    • امکان معرفی فوریت نامه ها (فوری، بسیار فوری، عادی و ... )

    • امکان معرفی نوع نامه (عمومی، تذکر، تشویق و ... )

    • امکان معرفی فعالیت سازمان ها

    • امکان معرفی سازمان ها و ارگان ها (نام،نوع، شماره تماس و شماره فکس)

    • امکان معرفی زیر مجموعه سازمانها

    • امکان معرفی مکان ها در سازمان ( به صورت درختواره )

    • امکان معرفی چارت سازمانی ( به صورت درختواره)

    • امکان معرفی پرسنل

    • امکان معرفی محل های بایگانی شامل : اتاق، کمد، قفسه، زونکن

    • امکان تعریف دبیرخانه های متعدد با تعداد دلخواه دوره دبیرخانه و تعریف دفاتر اندیکاتور متعدد برای هر دبیرخانه

    • امکان معرفی امنیت نامه ها (عادی، محرمانه، بسیار محرمانه و... )

    • امکان معرفی فوریت نامه ها (فوری، بسیار فوری، عادی و ... )

    • امکان معرفی نوع نامه (عمومی، تذکر، تشویق و ... )

    • امکان معرفی فعالیت سازمان ها

    • امکان معرفی سازمان ها و ارگان ها (نام،نوع، شماره تماس و شماره فکس)

    • امکان معرفی زیر مجموعه سازمانها

    • امکان معرفی مکان ها در سازمان ( به صورت درختواره )

    • امکان معرفی چارت سازمانی ( به صورت درختواره)

    • امکان معرفی پرسنل

    • امکان معرفی محل های بایگانی شامل : اتاق، کمد، قفسه، زونکن

    • امکان اختصاص زونکن به سازمانها، نوع نامه، کارکنان و ...

    • امکان تعیین شماره سریال (اندیکاتور) به صورت پیشرفته ازسوی نرم افزار شامل :

    • تعیین نوع شماره سریال (زوج، فرد، متوالی)

    • تعیین شماره شروع پیش فرض نامه ها در سال شروع به کار جهت کلیه دبیرخانه ها یا به ازای هردبیرخانه )

    • عناصر شماره سریال (سال، ماه، روز، دبیرخانه با قابلیت جابه جایی هریک از موارد)

    • رشته ثابت (کلمه حداکثر ده حرفی)

    • کاراکتر فاصله انداز

    • اولویت بندی هر کدام از موارد به منظور تعیین نمایش شماره اندیکاتور

    • امکان جستجوی پیشرفته دفاتر اندیکاتور و نامه های ثبت شده بر اساس موارد مختلف

  • ورود اطلاعات شامل :

    • امکان ثبت نامه های صادره موقت، صادره و وارده

    • امکان ثبت محل بایگانی نامه ها بر اساس سالن/ اتاق، کمد، قفسه، زونکن

    • امکان درج ارجاعات متعدد برای یک نامه

    • امکان تغییر وضعیت نامه ها به قطعی، غیر قطعی و باطل

    • امکان ثبت اطلاعات اساسی هر نامه به همراه اسکن تصاویر اصل نامه و پیوست ها و تعیین عطف و پیرو نامه

  • پیش نمایش چاپ :

    • اطلاعات درون تمامی فرمها

    • فیلترینگ اطلاعات در هنگام نمایش

    • تعیین ستون های قابل شمارش

    • تعیین آرم سازمان و سایر مشخصات پاورقی صفحات در هنگام چاپ

قابلیت های نرم افزار دبیرخانه :

  • اقامت برنامه در حافظه مادامی که با آن کاری انجام نمی دهیم.

  • امنیت در نرم افزار

  • معرفی دسته های کاربران و تعیین سطح دسترسی آنها تا حد جزء

  • معرفی الگوی دسترسی کاربران به منظور سهولت در امر معرفی کاربران

  • تعیین سطح کاری کاربران به منظور دسترسی به اطلاعات دبیرخانه ها

  • قابلیت پشتیبان گیری از اطلاعات و بازگردانی آنها در هنگام نیاز

  • فعال سازی سال های کاری یا غیرفعال سازی آنها از سوی مدیر سیستم

  • تعیین مسیر پیش فرض جهت تهیه فایل پشتیبان

گزارشات نرم افزار دبیرخانه :

  • گزارشات آماری از عملکرد دبیرخانه ها در ماه و سال جاری

  • گزارشات آماری از میزان ارتباط با سازمان ها یا ارگان ها در ماه های سال جاری

  • گزارش لیست سازمانها

  • گزارش نامه های صادره موقت و اصلی

  • گزارش نامه های وارده

  • گزارش عملکرد کاربران

  • گزارش از اطلاعات بایگانی شده

  • گزارش از ارجاعات نامه های وارده

  • گزارش نامه های امانت داده شده

کپی رایت تمامی حقوق مادی و معنوی این سایت برای شرکت اخوان محاسب جنوب محفوظ است. توییتر گوگل پلاس فیسبوک لینکدین تلگرام اینستاگرام
طراحی و اجرا :